Шаблоны плана коммуникации
Откройте для себя эффективные шаблоны плана коммуникации для взаимодействия с заинтересованными сторонами, управления кризисами и успешного запуска кампаний. На...
11 мин чтения
LiveAgent
Communication
+2
Краткое описание проекта — это исходный документ, который дает обзор проекта, его целей и достигнутых результатов. Это позволяет вовлеченным сторонам отслеживать прогресс, выявлять области для улучшения и иметь точки отсчета в будущем. Этот тип отчета информирует ключевых заинтересованных лиц о стадии завершения и практических выводах проекта.
В этой статье мы предоставим вам различные примеры шаблонов отчетов о кратком описании проекта для различных сценариев, чтобы вам не пришлось создавать свой собственный отчет с нуля.
Кроме того, будут поделены некоторые хорошие практики и советы по написанию, которые помогут вам адаптировать ключевые элементы каждого краткого описания проекта к вашим собственным потребностям и улучшить вашу игру в управлении проектами.
Важность краткого описания проекта
Краткий и всеобъемлющий обзор проекта — это эффективный инструмент управления проектами, который упрощает процессы и приводит всех членов команды и заинтересованных лиц на одну страницу.
Для внутреннего использования в компании краткое описание проекта показывает прогресс проекта сотрудникам, менеджерам проектов, подрядчикам и другим поставщикам услуг. Оно демонстрирует вехи проекта, метрики и обновления графика, чтобы держать команды на правильном пути, помогать им оставаться организованными и работать вместе эффективно.
Внешне краткое описание проекта используется как краткое описание для представления или предоставления обновлений заинтересованным сторонам проекта и может быть полезным при получении финансирования или поддержки для будущих проектов. Для этой цели документ напоминает набор предложений проектов, чтобы дать читателю быстрое впечатление о характере, статусе и общем контексте проекта.
Как озаглавить краткое описание проекта
Заголовок должен отражать цель или направленность документа. Хорошее правило — использовать название, которое является конкретным и информативным, но при этом кратким. Например, название проекта, за которым следуют слова “обновление проекта”, “отчет о прогрессе” или “краткое описание проекта” и т. д.
Вы также можете использовать кодовое имя проекта в качестве названия резюме, если это более уместно для внутренних целей.
Кроме того, название может также включать временные рамки проекта, чтобы дать читателю лучшее представление о том, чего ожидать от документа. Например, также добавьте месяц или квартал и год, или “год до настоящего времени”.
Примеры строк темы краткого описания проекта
- [Название проекта]: Краткое описание проекта – [Текущая дата]
- [ID проекта]: Маркетинговая стратегия для запуска [Название продукта]
- [ID проекта]: Обновление запуска [Название продукта] – [Текущая дата]
- [Название проекта] – Внедрение нового программного обеспечения
- [ID проекта]: Улучшение обслуживания клиентов – [Текущая дата]
- Резюме бизнес-плана руководителя для [Название проекта]
- [Название проекта] – Бизнес-предложение
Как написать краткое описание проекта
Во время процесса написания важно помнить о цели документа и вашей аудитории. Краткое описание проекта должно ответить на следующие вопросы:
- О чем проект?
- Каковы цели проекта?
- Каковы результаты проекта?
- Как этот проект приносит пользу компании или организации?
- Каковы следующие шаги для проекта?
Ответы на эти вопросы дадут вам хорошую отправную точку для написания краткого описания проекта. Помните также включить любую релевантную информацию, которая была бы полезна для читателя, такую как справочная информация о проекте и ключевые даты или сроки и т. д.
После того как вы собрали всю необходимую информацию, вы можете начать писать краткое описание проекта.
Начните с представления проекта и предоставления обзора того, о чем он. Далее перечислите цели проекта и опишите результаты, которые были достигнуты до сих пор. Наконец, завершите краткое описание следующих шагов для проекта.
Что включить в краткое описание проекта
- Название проекта и/или ID проекта
- Фаза проекта и/или статус
- Запланированная дата начала и окончания проекта
- Текущая дата
- Менеджер проекта
- Основные заинтересованные стороны
- Ключевые лица, принимающие решения
- Спонсоры проекта
- Цель проекта/бизнес-цели
- График проекта
- Ожидаемая дата доставки
- Ключевые вехи и результаты
- Финансовые прогнозы / базовый бюджет
- Достигнутые результаты
- Недавние достижения (только для внутреннего использования)
- Текущие препятствия или проблемы проекта (только для внутреннего использования)
- История проекта — почему ваша команда работает над выбранным проектом и как они планируют его реализовать (только для внешнего использования)
Примеры и шаблоны краткого описания проекта
[Название проекта]: Краткое описание проекта – [Текущая дата]
Оглавление:
- Цели
- Команда
- Заинтересованные стороны
- Описание
- График
- Результаты
- Обзор
Цели:
- Привести всех членов команды и заинтересованных лиц проекта на одну страницу от начала до конца
- Показать прогресс проекта в несколько моментов времени
- Держать команду на правильном пути, помогать им оставаться организованными и работать вместе эффективно
- Представить или предоставить обновления по проектам заинтересованным сторонам
Команда:
- Менеджер проекта – [Имя], [Контактные данные]
- [Должность 1] – [Имя], [Контактные данные]
- [Должность 2] – [Имя], [Контактные данные]
- [Должность 3] – [Имя], [Контактные данные] …
Заинтересованные стороны:
- [Заинтересованная сторона 1]
- [Заинтересованная сторона 2]
- [Заинтересованная сторона 3] …
Описание: [Название проекта]: Краткое описание проекта — это документ, который демонстрирует вехи проекта, метрики и обновления графика, чтобы держать команду на правильном пути, помогать им оставаться организованными и работать вместе эффективно. Он также используется как краткое описание проекта для предоставления обновлений по проекту заинтересованным сторонам.
График:
- [Название фазы 1], [Дата начала] по [Дата окончания]
- [Название фазы 2], [Дата начала] по [Дата окончания]
- [Название фазы 3], [Дата начала] по [Дата окончания] …
Результаты:
- [Название результата 1] – [Описание], [Статус]
- [Название результата 2] – [Описание], [Статус]
- [Название результата 3] – [Описание], [Статус] …
Обзор:
- [Обзор проекта]
- Используйте [Название проекта]: Краткое описание проекта для передачи обновлений проекта на встречах команды, презентациях клиентов или встречах всей компании.
[ID проекта]: Маркетинговая стратегия для запуска [Название продукта]
Цели: Повысить узнаваемость бренда и выделить путь выхода на рынок, чтобы генерировать продажи для запуска [Название продукта].
Ключевые элементы проекта:
- Описать факторы рынка и тенденции, на них влияющие
- Определить целевой рынок
- Изложить стратегию обмена сообщениями
- Создать маркетинговые материалы (например, копию веб-сайта, брошюры, листы продуктов)
- Подготовить план запуска
Бюджет: $[X] в месяц
Статус: Этап планирования
Результаты: Не применимо
Следующие шаги: Перейти к ключевым элементам проекта
Шаблон отчета о статусе проекта: [ID проекта]: Обновление запуска [Название продукта] – [Текущая дата]
Менеджер проекта: [Имя], [Контактные данные]
Цели: Обновить заинтересованные стороны о статусе [ID проекта] относительно запуска [Название продукта] по состоянию на [Текущая дата].
Статус: Успешно
Результаты: Маркетинговая кампания привела к [например, высокому] уровню узнаваемости бренда и вызвала интерес к запуску [Название продукта].
Следующие шаги: Продолжить генерирование продаж, увеличить долю рынка компании и отслеживать результаты маркетинговой стратегии.
[Название проекта] – Внедрение нового программного обеспечения
Дата: [Текущая дата]
Период проекта: [Дата начала] по [Дата окончания]
Менеджер проекта: [Имя], [Контактные данные]
Цели: Повысить производительность компании путем внедрения нового программного обеспечения
Результаты: Новое программное обеспечение было успешно внедрено и привело к увеличению производительности компании.
Следующие шаги: Отслеживать результаты нового программного обеспечения и вносить необходимые корректировки.
[ID проекта]: Улучшение обслуживания клиентов – [Текущая дата]
Цели: Улучшить удовлетворенность клиентов путем предоставления лучшего обслуживания клиентов
Результаты: Опыт клиента улучшился в результате новых инициатив по обслуживанию клиентов.
Следующие шаги: Продолжить мониторинг уровней удовлетворенности среди нашей базы клиентов путем сбора мнений через сеансы обратной связи клиентов и внесения необходимых корректировок.
Шаблон резюме руководителя: Резюме бизнес-плана руководителя для [Название проекта]
Описание: Резюме руководителя [Название проекта] — это документ, который предоставляет обзор ключевых моментов бизнес-плана.
Обзор:
- [Бизнес-цели]
- [Мотивация для читателей]
Резюме проблемы:
- [Описание болевой точки]
- [Бизнес-ценность решения болевой точки]
- [Целевая аудитория]
- [Существующее решение болевой точки]
Резюме решения: [Как [Название проекта] решает болевую точку]
Анализ рынка:
- [Размер рынка]
- [Доля рынка в сравнении с конкурентами]
- [Диаграммы]
Ключевые следующие шаги:
- [Маркетинговая стратегия]
- [Распределение бюджета]
- [График]
Финансовое резюме:
- [Источники внешнего финансирования]
- [Прогнозы на один / два / три года]
Шаблон бизнес-предложения: [Название проекта] – Бизнес-предложение
Дата: [Текущая дата]
Главный исследователь: [Имя], [Должность], [Название компании]
Цели:
- Исследовать рыночные возможности для бизнес-идеи [Предложение]
- Установить фактические затраты на все предложение проекта
- Провести исследование осуществимости, чтобы определить потенциал успеха
Результаты:
- Рыночная возможность для бизнес-идеи хорошая
- Общая смета затрат на предложение проекта составляет $[X]
- Исследование осуществимости определило, что потенциал успеха высок
Следующие шаги – для продолжения предложения проекта рекомендуются следующие шаги:
- [Действие 1] – [Распределение бюджета], [Дата начала] по [Дата окончания]
- [Действие 2] – [Распределение бюджета], [Дата начала] по [Дата окончания]
- [Действие 3] – [Распределение бюджета], [Дата начала] по [Дата окончания] …
Шаблон предложения проекта
Резюме руководителя
Справочная информация
- История
- Требования
- Решение
Предложение
- Видение и цели
- Результаты
- Временные рамки
- Ресурсы
- Бюджет
- Владение
- Отчетность
- Риски
- Проблемы
- Последствия
- Критерии успеха
- Авторизация
Приложение
- Вспомогательная документация
Резюме руководителя:
- [Резюме истории], [Резюме требований], [Резюме решения].
- [Резюме видения проекта], [Резюме целей], [Резюме результатов], [Резюме временных рамок].
- [Резюме ресурсов], [Резюме бюджета], [Резюме критериев успеха].
Справочная информация:
- История – [Название компании], [История компании]
- Требования – [Бизнес-проблема], [Бизнес-возможность]
- Решение – [Цель решения], [Область решения], [Подход к решению]
Предложение:
- Видение и цели – [Видение компании], [Цели компании]
- Результаты
- [Результат 1] – [Описание], [Примечания]
- [Результат 2] – [Описание], [Примечания]
- [Результат 3] – [Описание], [Примечания] …
- Временные рамки
- [Результат 1] – [Дата начала] по [Дата окончания]
- [Результат 2] – [Дата начала] по [Дата окончания]
- [Результат 3] – [Дата начала] по [Дата окончания] …
- Ресурсы
- [Ресурс 1] – [Тип], [Количество], [Примечания]
- [Ресурс 2] – [Тип], [Количество], [Примечания]
- [Ресурс 3] – [Тип], [Количество], [Примечания] …
- Бюджет – [Распределение бюджета], [Возврат инвестиций]
- Владение
- Менеджер проекта – [Имя], [Контактные данные]
- Заказчик проекта – [Имя], [Контактные данные]
- Спонсор проекта – [Имя], [Контактные данные] …
- Отчетность – [Методы коммуникации], [График встреч], [Частота отчетности]
- Риски
- [Риск 1] – [Детали], [Вероятность возникновения]
- [Риск 2] – [Детали], [Вероятность возникновения]
- [Риск 3] – [Детали], [Вероятность возникновения] …
- Проблемы
- [Проблема 1] – [Дополнительная информация], [Возможное воздействие]
- [Проблема 2] – [Дополнительная информация], [Возможное воздействие]
- [Проблема 3] – [Дополнительная информация], [Возможное воздействие] …
- Последствия – [Упущенные бизнес-возможности], [Затраты для бизнеса]
- Критерии успеха
- [Ключевой показатель успеха 1]
- [Ключевой показатель успеха 2]
- [Ключевой показатель успеха 3] …
- Авторизация
- Спонсор проекта – [Имя], [Должность], [Текущая дата], [Подпись]
- Заказчик проекта – [Имя], [Должность], [Текущая дата], [Подпись]
Приложение:
- Вспомогательная документация
- [История компании]
- [Исследовательские материалы]
- [Статистика или оценки]
- [Внешние цитаты]
- [Внешние тендеры]
- [Подробные таблицы затрат]
- [Подробные таблицы выгод]
- [Другая релевантная информация]
- [Другая релевантная корреспонденция]
Лучшие практики краткого описания проекта
- Начните с краткого описания проекта и его целей – объясните, почему ваш проект важен.
- Включите информацию о результатах и о том, как они сравниваются с первоначальными целями проекта.
- Используйте диаграммы, графики и другие визуальные элементы – проиллюстрируйте ключевые моменты диаграммами Ганта, круговыми диаграммами и т. д.
- Будьте четкими и краткими – на протяжении всего краткого описания проекта используемый язык должен быть свободен от жаргона и легко понятен.
- Используйте маркированные списки – записывайте информацию кратко.
- Поддерживайте профессиональный и формальный тон.
- Адаптируйте ваше резюме в соответствии с вашими собственными потребностями и конкретной аудиторией, с которой вы будете его делиться.
- Вычитайте ваше резюме перед отправкой.
Резюме
Следуя этим советам, вы можете быть уверены, что ваше краткое описание проекта будет эффективным в передаче прогресса вашего проекта заинтересованным сторонам. Адаптация вашего резюме к целевой аудитории также обеспечит, что вы предоставляете наиболее релевантную информацию. Краткие описания проектов могут быть ценным инструментом при получении финансирования или поддержки для будущих проектов, поэтому убедитесь, что вы приложили усилия к созданию своего.
С небольшим планированием и использованием настраиваемых шаблонов вы можете создать высокоуровневый обзор вашего проекта. Включив ключевую информацию, такую как название проекта, дата начала и окончания, цели и достигнутые результаты, дайте заинтересованным сторонам четкое представление о прогрессе вашего проекта. После тщательной вычитки ваше краткое описание проекта будет готово к обмену с вашей командой и заинтересованными сторонами.
