Шаблоны обслуживания клиентов
Улучшите письма обслуживания клиентов с помощью шаблонов, чтобы сэкономить время, снизить ошибки и обеспечить согласованность. Шаблоны охватывают различные сцен...
6 мин чтения
Customer Service
Email Templates
+2
Вы собираетесь в отпуск и вам нужно установить сообщение об отсутствии в офисе? Или, может быть, вы просто берете выходной и не хотите беспокоиться о работе. В любом случае, хороший шаблон сообщения об отсутствии поможет справиться с задачей.
Такие шаблоны обычно просты и удобны в использовании, позволяя вам настраивать сообщение так, как вы хотите. Сегодня мы покажем вам несколько различных шаблонов сообщений об отсутствии, которые вы можете использовать для автоответов на время отпуска.
Почему следует использовать шаблон сообщения об отсутствии в офисе
Большинство людей используют инструменты управления электронной почтой, такие как ответы с шаблоном сообщения об отсутствии, когда они долгое время отсутствуют в электронной почте — например, в отпуске или просто берут выходной. Вы можете установить автоматический ответ, сообщающий людям, что вы не будете проверять входящие письма и скоро вернетесь. Таким образом, они не будут ожидать немедленного ответа от вас, и вы сможете наслаждаться своим временем без беспокойства о работе.
Но есть и другие случаи, когда вы можете использовать ответ с шаблоном. Если вы знаете, что будете заняты и не сможете часто проверять электронную почту, сообщение об отсутствии в офисе дает людям знать, что вы можете не ответить немедленно. Затем они могут решить, ждать ли ответа или найти другой способ связи с вами.
Сообщение об отсутствии в офисе также может помочь управлять ожиданиями людей, если вы перегружены работой и не можете ответить на каждое письмо сразу. Сообщение людям о том, что вы заняты, но ответите им как можно скорее, может помочь избежать разочарования с обеих сторон.
Как озаглавить шаблон сообщения об отсутствии в офисе
Держите его довольно коротким и по существу — “Отсутствие в офисе”, “Автоответ на время отпуска” или “Отсутствую” — все это хорошие варианты. В строке темы также рекомендуется указать, когда вы вернетесь, чтобы люди знали, как долго им придется ждать ответа.
Например, “Отсутствие в офисе до 15 января” будет хорошо работать. Это также помогает с фильтрацией, если у вас есть система сообщений электронной почты, которая может это делать, но, прежде всего, это дает другим знать, когда ожидать ответа, не читая основной текст вашего письма. Таким образом, вы показываете, что цените их время.
Примеры строк темы сообщения об отсутствии в офисе
- Отсутствие в офисе: [дата]
- Отсутствие в офисе: [детали отпуска]
- Отсутствие в офисе: [причина отсутствия]
- В отпуске: [дата] – [дата]
- Праздники: [дата] – [дата]
- ООО: больничный
- Недоступен: за границей
- В случае чрезвычайной ситуации:
- Отсутствую на столе [дата]
- В настоящее время в отпуске
- Я не в курсе
- Скоро вернусь
- На творческом отпуске
- Уезжаю на отдых
Как написать шаблон сообщения об отсутствии в офисе
При написании основного текста автоответа электронной почты необходимо помнить о нескольких вещах.
Во-первых, вы хотите убедиться, что ясно, что вы отсутствуете на столе и не сможете ответить на письма сразу. Если вы будете время от времени проверять входящие письма, дайте людям знать, когда они могут ожидать ответа. Если вы не уверены, лучше избежать этой части, чем заставить людей ждать ответа, который может не прийти.
Во-вторых, в случае чрезвычайной ситуации вы можете оставить свой личный номер телефона. Однако помните, что вы можете не ответить сразу, и попросите людей связываться с вами таким образом только в том случае, если это крайне срочно.
Также рекомендуется указать, с кем они могут связаться в ваше отсутствие, а также любую соответствующую информацию, которая им может понадобиться (например, сроки или обновления проектов). И, конечно же, не забудьте сказать, когда вы вернетесь. Держите это коротко и ясно — никто не хочет читать роман, когда пытается с вами связаться.
И последнее, но не менее важное — это опционально — вы можете включить краткое сообщение, сообщающее людям, что делать в ваше отсутствие. Например, где они смогут найти информацию, которая им может понадобиться, если вы не сможете ее предоставить.
Что включить в шаблон сообщения об отсутствии в офисе
- Ваше имя
- Даты вашего отсутствия или дата вашего возврата
- Краткое сообщение, сообщающее людям, что вы отсутствуете в офисе или что вы скоро вернетесь
- Кто может связаться в ваше отсутствие (если применимо)
- Когда они могут ожидать ответа от вас (если вы будете проверять входящие письма во время отпуска)
- Альтернативные способы связи с вами
Примеры и шаблоны сообщений об отсутствии в офисе
Формальные шаблоны сообщений об отсутствии в офисе
Тема: Отсутствие в офисе
Я в настоящее время отсутствую в офисе и вернусь 15 января. Я буду периодически проверять электронную почту, но если вам нужен немедленный ответ, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты]. Спасибо,
[Ваше имя]
Тема: Шаблон сообщения об отсутствии в офисе
Здравствуйте, я в настоящее время отсутствую в офисе и вернусь [дата]. Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты] или позвоните мне на мобильный [номер телефона], однако учтите, что я могу не ответить немедленно. Спасибо,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе [дата с-дата по]
Здравствуйте, я отсутствую без доступа к электронной почте с [дата с] по [дата по]. По срочным вопросам в это время, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты] или позвоните мне на мобильный [номер телефона]. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе – Праздники
Привет, я буду отсутствовать в офисе с [дата с] по [дата по] и буду иметь ограниченный доступ к электронной почте. Если вам нужна немедленная помощь в это время, пожалуйста, попробуйте связаться с [Имя] по адресу [адрес электронной почты] вместо меня или только для срочных вопросов вы можете позвонить мне на [номер телефона]. С наилучшими пожеланиями, [Ваше имя]
Тема: Праздники [дата]
Привет, я в настоящее время отсутствую в офисе и наслаждаюсь заслуженным отдыхом. Я вернусь [дата], и у меня не будет доступа к электронной почте до тех пор. По срочным вопросам в это время, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты], который был уведомлен об ожидании дополнительной корреспонденции в мое отсутствие. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: Недоступен: Отсутствие за границей [дата]
Здравствуйте, я буду за границей с [дата с]-[дата по]. У меня будет ограниченный доступ к электронной почте в это время. По срочным вопросам, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты] вместо меня. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: На творческом отпуске [дата]
Привет, я в настоящее время на творческом отпуске и буду отсутствовать в офисе до [дата]. У меня не будет доступа к электронной почте в это время. Если возникнет чрезвычайная ситуация, [Имя] по адресу [адрес электронной почты] будет доступен в это время. До скорого,
[Ваше имя]
Тема: Больничный [дата]
Привет, я отсутствую в офисе и на больничном до [дата]. В это время я не смогу проверять электронную почту. В случае чрезвычайной ситуации, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты]. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе: Конференция [дата]
Здравствуйте, я отсутствую в офисе для участия в конференции с [дата]. Я буду отвечать на письма, когда у меня будет доступ, но для более быстрого ответа, пожалуйста, свяжитесь со мной по [номер телефона], если возникнет срочный вопрос. Спасибо,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе: Корпоративный выезд [дата]
Привет, я отсутствую в офисе на корпоративном выезде с [дата]. В это время у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. В случае чрезвычайной ситуации, пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по адресу [адрес электронной почты] или позвоните на главный номер офиса [номер телефона]. Спасибо,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе [Дата]
Привет, я буду отсутствовать в офисе в течение следующих [X] дней. В мое отсутствие, пожалуйста, свяжитесь с [Имя], который будет более чем рад помочь с любыми вопросами. Спасибо за понимание. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: ООО [дата]
Привет, спасибо за обращение. Я в настоящее время отсутствую в офисе и вернусь [Дата] в крайнем случае. Мне очень жаль за неудобства и я вежливо прошу вас отправить письмо моему коллеге [Имя] по адресу [адрес электронной почты] в то же время. С уважением,
[Ваше имя]
Неформальные шаблоны сообщений об отсутствии в офисе
Тема: Отсутствую со стола
Привет, я в настоящее время отсутствую со стола, потягиваю коктейли на пляже где-то. Я вернусь [дата] и буду иметь ограниченный доступ к электронной почте до тех пор. Мой коллега [Имя] будет обрабатывать мои письма в мое отсутствие, поэтому, пожалуйста, свяжитесь с [ним/ней/ними] по адресу [адрес электронной почты] по срочным вопросам. Спасибо и хорошего дня.
[Ваше имя]
Тема: Беру перерыв до [дата]
Привет, извините, что вы меня не застали. Я отсутствую в офисе до [дата]. Однако я буду делать периодические перерывы от просмотра всего, что я пропустил, чтобы время от времени проверять электронную почту, пока я в отпуске. Если этот вопрос не срочный, будьте уверены, что я отвечу, когда вернусь из этого перерыва. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе [дата]
Привет, я отсутствую в офисе с [дата с] по [дата по]. Я буду доступен по мобильному [номер телефона], но по срочным вопросам, пожалуйста, свяжитесь с [Имя]. До скорого,
[Ваше имя]
Тема: Я (наконец) в отпуске
Привет, я отсутствую в офисе и в отпуске с [дата начала] по [дата окончания]. У меня не будет доступа к электронной почте в это время, но если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой [Имя] по адресу [адрес электронной почты]. Спасибо,
[Ваше имя] P.S. Я очень жду этого перерыва. 🎉
P.P.S. Если вам нужно срочно со мной связаться, пожалуйста, позвоните мне на мобильный [номер телефона].
Тема: Я не в курсе [дата]
Здравствуйте,
Я буду отсутствовать в офисе с [дата начала] по [дата окончания]. Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги]. В противном случае я отвечу на ваше сообщение после возвращения. Хорошего дня. С уважением,
[Ваше имя]
Тема: Извините, я ООО [дата]
Привет [Имя], я отсутствую в офисе на этой неделе, но если вам что-то нужно срочно, пожалуйста, не стесняйтесь свяжитесь с моим коллегой [Имя]. Спасибо,
[Ваше имя]
Тема: Отсутствие в офисе с [Дата] по [Дата]
Привет. Я в настоящее время отсутствую в офисе и вернусь [Дата]. В то же время, если вам нужна помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя или отдел]. Привет,
[Ваше имя]
Тема: На пляже [дата]
Привет. Я в настоящее время отсутствую в офисе и наслаждаюсь заслуженным отдыхом на пляже. Я вернусь в офис [Дата] и буду рад ответить на ваше письмо. Если вам нужна помощь, пока я в отпуске, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой [Имя] по адресу [адрес электронной почты]. Спасибо.
[Ваше имя]
Лучшие практики для шаблонов сообщений об отсутствии в офисе
Держите это коротко
При написании сообщения об отсутствии в офисе важно держать его коротким и ясным. Нет необходимости вдаваться в подробности о том, кто вы или что вы делаете. Просто дайте необходимую информацию, чтобы ваши коллеги знали, как с вами связаться в случае чрезвычайной ситуации.
Используйте правильный тон голоса
Ваше сообщение об отсутствии в офисе отражает культуру и ценности вашей компании, поэтому важно использовать правильный тон голоса. Если вы не уверены, какой тон использовать, ошибитесь в сторону профессионализма.
Вы не хотите звучать слишком небрежно или непрофессионально, так как это может плохо отразиться на вашей компании. Если у вашей компании есть собственный брендбук и тон голоса, используйте его в качестве руководства при написании сообщения об отсутствии в офисе.
Если вы используете сленг или жаргон, убедитесь, что все, кто читает ваше сообщение, поймут его. То, что смешно для вас, может быть не смешно для получателей вашего автоответа, особенно если они из другой страны или региона.
Добавьте даты вашего отсутствия
По возможности добавьте даты вашего отсутствия в сообщение об отсутствии в офисе. Это поможет вашим коллегам, клиентам и/или деловым партнерам узнать, когда они могут ожидать ответа от вас. Если вы не уверены, когда вернетесь, дайте диапазон дат или оценку. В этом случае лучше ошибиться в сторону осторожности и дать более длительный период времени, чем вы думаете, что вам понадобится.
Упомяните альтернативные формы связи
В сообщении об отсутствии в офисе обязательно упомяните альтернативные формы связи на случай чрезвычайной ситуации. Это может быть адрес электронной почты коллеги, номер телефона или даже физический адрес. Если вам удобно делиться своими личными данными, вы также можете указать номер своего мобильного телефона или дескрипторы в социальных сетях.
Просто помните, что чем больше информации вы включите, тем выше вероятность того, что кто-то свяжется с вами, пока вы в отпуске. Таким образом, вы должны включать альтернативные формы связи только в том случае, если вам удобно быть контактным лицом во время вашего отпуска.
Если вы решите поделиться контактными данными своих коллег, убедитесь, что они об этом знают и согласны быть контактным лицом, прежде чем добавлять их информацию в сообщение об отсутствии в офисе.
Не углубляйтесь и не будьте слишком конкретны
При написании сообщения об отсутствии в офисе сопротивляйтесь желанию углубляться или быть чрезмерно конкретным. Это не время делиться историей своей жизни или последними фотографиями отпуска. Переходите прямо к делу, чтобы ваши коллеги могли вернуться к работе с минимальными перерывами, а ваши деловые партнеры могли найти нужную им информацию, не просеивая роман.
Установите внутренний и внешний шаблон ООО
Если у вас часто есть сообщения об отсутствии в офисе, установите внутренний и внешний шаблон ООО, чтобы сэкономить время. Таким образом, все, что вам нужно сделать, это заполнить пробелы своей конкретной информацией каждый раз, когда вам нужно отойти от стола.
Внутреннее сообщение об отсутствии в офисе отправляется людям внутри вашей компании, а внешнее — тем, кто находится вне ее. Основное различие между ними состоит в том, что внутреннее сообщение ООО не должно быть таким формальным, как внешнее.
Резюме
Автоответы — это необходимое зло, когда вам нужно взять некоторое время от работы. Следуя этим лучшим практикам, вы можете написать сообщение об отсутствии в офисе, которое является профессиональным, информативным и полезным для всех, кто его получит. Они могут даже оценить сообщение об отсутствии в офисе больше, чем вы думаете.
