Шаблоны обслуживания клиентов
Улучшите письма обслуживания клиентов с помощью шаблонов, чтобы сэкономить время, снизить ошибки и обеспечить согласованность. Шаблоны охватывают различные сцен...
6 мин чтения
Customer Service
Email Templates
+2
Преимущества использования шаблонов писем об обслуживании клиентов
Электронная почта остается одним из основных каналов обслуживания клиентов для большого количества потребителей. Однако не каждый бизнес прилагает много усилий для предоставления быстрых и профессиональных ответов — на самом деле, некоторые вообще не отвечают. Исследование показало, что 62% компаний не отвечают на письма об обслуживании клиентов, 90% не информируют клиента о получении письма, а 97% не проводят последующие действия, чтобы узнать, доволен ли клиент ответом.
Хотя практически невозможно создавать каждое письмо потенциальным или текущим клиентам вручную, использование шаблонов обслуживания клиентов, охватывающих различные сценарии, может быть очень полезным для команд обслуживания клиентов, особенно тех, которые имеют дело с большим количеством писем. Используя шаблоны как отправную точку, ваши агенты могут помочь большему количеству клиентов за меньшее время и с меньшим стрессом, а также обеспечить согласованное обслуживание. От отправки благодарственных писем до автоматического сообщения об отсутствии, поддержание связи с вашими клиентами всегда благоприятно.
Ключевые преимущества:
- Экономьте время и повышайте эффективность агентов — использование шаблонов обслуживания клиентов при ответе клиентам сэкономит вашей команде поддержки время на создание отдельных ответов, оптимизирует их время и повысит эффективность.
- Снижайте количество человеческих ошибок — с помощью готовых, проверенных шаблонов ответов на письма об обслуживании клиентов вы можете исключить человеческие ошибки и устранить риск отправки неправильных сообщений, которые могут разочаровать клиентов.
- Поддерживайте согласованность сообщений компании — шаблоны писем об обслуживании клиентов гарантируют, что все члены вашей команды поддержки находятся на одной странице, а голос вашего бренда остается присутствующим в каждом взаимодействии.
Распространенные шаблоны писем для обслуживания клиентов
Создание собственной библиотеки примеров шаблонов писем для обслуживания клиентов может быть как сложным, так и трудоемким. Существует много ситуаций, к которым вам нужно быть готовым. От более длинных и сложных сообщений, таких как письма с извинениями и напоминания об обновлении, до коротких и по существу писем, таких как сброс пароля, вот несколько проверенных шаблонов писем на основе различных сценариев, которые ваша команда поддержки может использовать и адаптировать по мере необходимости при взаимодействии с клиентами и потенциальными клиентами.
Шаблон автоматического ответа
Привет [NAME],
Спасибо за обращение в [COMPANY]!
Это автоматическое сообщение просто информирует вас о том, что мы получили ваш запрос и ответим вам как можно скорее. В [business_hours] мы обычно отвечаем в течение пары часов, вечером и в выходные это может занять немного больше времени.
Пока вы ждете, вы можете посмотреть наши часто задаваемые вопросы или просмотреть нашу базу знаний, где вы найдете много полезной информации о [PRODUCT].
Или, если ваш запрос срочный, не стесняйтесь позвонить нам по номеру [number] или начните живой чат с нашей командой поддержки. Мы с нетерпением ждем возможности помочь вам!
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон письма с проверкой статуса клиента
Привет [NAME],
Надеюсь, у вас все хорошо и вы наслаждаетесь нашим продуктом. Я просто проверяю, есть ли у вас какие-либо вопросы или вам нужна помощь. Мы добавили довольно много функций в последнее время, и я знаю, что может быть сложно отследить все наши выпуски.
Напоминаем, что здесь находится [link] на нашу базу знаний, где вы можете найти актуальную информацию о нашем продукте и компании в любое время.
Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами, я буду рад помочь.
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон благодарственного письма
Уважаемый [NAME],
Спасибо большое за ваш положительный отзыв и оставленный отзыв на [website], вы вызвали улыбку на наших лицах!
Наша команда постоянно пытается улучшить наш [product/service], и всегда приятно слышать добрые слова от наших клиентов. Нам нравится, что вам нравимся мы, и также приятно знать, что наш [product/service] помог вам достичь ваших бизнес-целей.
Спасибо еще раз за то, что вы фантастический клиент!
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон ответа на письмо разгневанного клиента
Уважаемый [NAME],
Мне очень жаль слышать, что у вас был такой плохой опыт, что вы больше не хотите работать с нами. Удовлетворение наших клиентов всегда было нашим главным приоритетом, и мне жаль, что мы не смогли удовлетворить ваши требования.
Хотя нам жаль видеть, что вы уходите, я полностью понимаю, как вы должны себя чувствовать, и полностью уважаю ваше решение. Я еще раз приношу свои извинения за любые неудобства, которые мы вам причинили.
Дайте мне знать, если у вас есть еще вопросы, комментарии или дополнительные отзывы. И если вы передумаете, я буду здесь, чтобы помочь вам в любом случае.
Удачи! [YOUR SIGNATURE]
Шаблон ответа на письмо довольного клиента
Привет [NAME],
Мы очень рады слышать, что вы довольны [PRODUCT/SERVICE]. В [COMPANY] мы всегда стремимся обеспечить лучший опыт обслуживания клиентов, и нам приятно знать, что мы это достигли.
Мы были бы благодарны, если бы вы оставили отзыв на нашей странице Facebook, так как ваши отзывы могут помочь нашим потенциальным клиентам узнать больше о нас.
Спасибо еще раз и дайте нам знать, если есть что-то, что мы можем для вас сделать в будущем!
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон ответа на жалобу клиента
[NAME],
Мне очень жаль узнать, что вы ждали в очереди в нашем отделе обслуживания клиентов почти 30 минут. Я полностью понимаю, как это должно было быть для вас разочаровывающим. Этого никогда не должно было происходить, так как мы ценим время наших клиентов. Я передал это сообщение соответствующему представителю обслуживания.
Наша команда технической поддержки приоритизирует проблему, с которой вы столкнулись с нашим программным обеспечением, и сейчас работает над ее решением. Я немедленно уведомлю вас, как только это будет исправлено.
Я благодарен вам за то, что вы сообщили нам о вашем негативном опыте. Мы стремимся обеспечить удовлетворение клиентов при каждом взаимодействии, и я приношу свои извинения за неудобства, которые мы вам причинили.
Тем временем, пожалуйста, дайте мне знать, если есть что-то еще, что я могу для вас сделать.
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон письма с задержкой ответа
Привет [NAME],
Спасибо за обращение в [COMPANY]! Ваш запрос был получен [date] с номером ссылки: [number]. Извините, что мы вам еще не ответили. В настоящее время мы получаем большой объем запросов поддержки и ценим вашу терпеливость, пока мы работаем над предоставлением наивысшего уровня поддержки каждому клиенту. Будьте уверены, что один из наших агентов свяжется с вами как можно скорее.
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон последующего письма
Привет [NAME],
Надеюсь, у вас все хорошо. Я хотел проверить статус проблемы, которая у вас была на днях с [describing the issue]. Была ли она успешно решена?
Если есть что-то, что мы можем сделать, чтобы улучшить ваш опыт, просто дайте нам знать, ответив на это сообщение. Я буду рад помочь вам в любом случае и с нетерпением жду вашего ответа.
Хорошего дня, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон напоминания об обновлении подписки
Привет [NAME],
Мы хотели бы поблагодарить вас за использование нашего продукта в течение прошлого года и надеемся, что мы помогли вам.
Я заметил, что ваша годовая подписка истекает через две недели, поэтому я хотел проверить статус ваших дальнейших действий. Вы заинтересованы в продлении подписки? Если вы взвешиваете свои варианты, я был бы рад поговорить с вами дальше, чтобы помочь вам принять решение.
С нетерпением жду вашего ответа.
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
Шаблон письма о возврате средств
Привет [NAME],
Мы обработали ваш возврат, и кредит должен появиться на вашем счете в течение 1-3 рабочих дней в зависимости от вашего банка.
Мне жаль слышать, что вы не довольны нашим продуктом, но я полностью понимаю, что он подходит не всем. Поскольку для нас важны любые отзывы, не могли бы вы дать мне немного больше деталей о том, что именно вам не понравилось?
Тем временем спасибо за ваше время и за то, что вы попробовали нас. Мы надеемся связаться с вами снова в ближайшем будущем.
С уважением, [YOUR SIGNATURE]
