Узнайте, как эффективно завершать деловые письма с помощью советов и шаблонов. Включите плавную фразу закрытия, профессиональную подпись и контактную информацию. Избегайте неформального языка. Шаблоны охватывают различные типы писем, такие как письма о продажах, приветственные письма и письма с извинениями.
Поскольку большинство современной деловой переписки ведется по электронной почте, важно начинать и заканчивать письма на сильной ноте. Однако, несмотря на все внимание, уделяемое строкам темы и началу писем, окончания писем часто упускаются из виду.
На самом деле, правильное завершение делового письма так же важно, как и его начало. Правильное окончание письма оставляет у получателя положительное финальное впечатление, мотивирует читателя к действию, определяет отправителя и его намерения, а также предоставляет получателю вашу контактную информацию (чтобы ему было легко с вами связаться).
Читайте дальше, чтобы узнать все о том, как надлежащим образом завершать деловые письма, и воспользуйтесь нашим списком профессиональных закрытий писем и примеров фраз закрытия, которые уместны в различных контекстах.
Перед отправкой письма убедитесь, что оно содержит короткое заключительное предложение, которое создает плавный переход между основной темой вашего письма и вашей подписью. Эта фраза закрытия может выражать благодарность за время получателя, указывать на то, что вы открыты для дальнейшего общения, быть призывом к действию или, альтернативно, быть утверждением, которое показывает, что вы ожидаете ответа.
Если вы не очень близки с получателем, каждое деловое письмо требует профессиональной подписи, которая может быть либо формальной, либо неформальной в зависимости от типа ваших отношений и контекста вашего общения. Наиболее часто используемые подписи электронной почты — это “С уважением” и “Всего хорошего”, но мы подготовили полный список примеров (ниже), как формальных, так и неформальных.
Всегда включайте свое полное имя (имя и фамилию) в подпись электронного письма, если вы пишете кому-то в первый раз. Для разговоров с коллегами или людьми, которых вы уже знаете и с которыми обменялись несколькими письмами, достаточно подписаться только своим именем. Обратите внимание, что рекомендуется не заканчивать разговор прозвищами, если только ваше прозвище не широко известно и не используется вместо вашего имени.
Убедитесь, что вы добавили вашу текущую должность и название компании в подпись электронного письма, чтобы не было никаких сомнений в том, кто вы, особенно если вы отправляете холодные письма потенциальным клиентам. Если вы подаете заявку на работу, мы рекомендуем вам исключить информацию о вашем текущем месте работы (электронную почту и номер телефона) из вашей подписи.
Хотя получатель вашего сообщения уже знает ваш адрес электронной почты, всегда полезно предоставить дополнительную контактную информацию в подпись электронного письма, такую как ваш прямой номер телефона, поскольку некоторые люди могут предпочесть связаться с вами через другие каналы связи.
Вы также можете рассмотреть возможность добавления ссылок в вашу подпись. Ссылка может быть ссылкой на ваш веб-сайт, ваш профиль LinkedIn или другие соответствующие учетные записи в социальных сетях, целевую страницу, которую вы хотите продвигать, ваше онлайн-портфолио, ваш онлайн-календарь или ваш последний пост в блоге и т. д.
При выборе типа подписи для завершения вашего делового письма подумайте о том, кому вы пишете и почему. Если вы не уверены, какая подпись была бы наиболее уместна в данной ситуации, лучше выбрать более формальную фразу закрытия. “Всего хорошего”, “С уважением”, “Всего наилучшего” и “С наилучшими пожеланиями” — это одни из самых безопасных закрытий электронной почты, которые можно использовать во всех ситуациях и во всех типах писем. Вот еще несколько примеров наиболее распространенных и широко используемых профессиональных закрытий писем:
Формальные фразы закрытия писем:
Неформальные фразы закрытия писем:
Фразы закрытия, выражающие признательность:
В зависимости от контекста вашего письма, вы также можете добавить короткое заключительное предложение перед вашей подписью. Используйте одну из следующих проверенных фраз закрытия электронного письма, чтобы убедиться, что вы завершаете сообщение на позитивной ноте и дайте получателям понять, что вы ожидаете их ответа или дальнейшего диалога.
Определение правильного способа завершить холодное письмо может быть сложной задачей для любого профессионала в области продаж. Вот несколько примеров того, что вы можете включить в конец ваших холодных писем о продажах, чтобы побудить потенциального клиента ответить:
Письма с последующей информацией — это необходимость в любой стратегии холодной рассылки. Вот как вы можете завершить письмо с последующей продажей, чтобы побудить вашего потенциального клиента ответить, даже если ваши предыдущие попытки связаться с ним были безуспешны:
Письма после покупки и приветственные письма клиентов — это одни из наиболее критических писем в кампаниях электронного маркетинга, направленных на построение долгосрочных отношений с клиентами. Вот как могут выглядеть ваши заключительные утверждения для этих типов писем:
При завершении писем обслуживания клиентов всегда хорошо побудить ваших клиентов связаться с вами, если у них есть какие-либо другие вопросы, проблемы или проблемы. Вы также должны заверить их, что вы всегда готовы помочь. Вот несколько полезных примеров, которые вы можете использовать для завершения писем обслуживания клиентов:
Когда дело доходит до написания писем с извинениями клиентов и работы с недовольными клиентами, вы должны повторить свои извинения в конце письма и сказать, что вы цените их терпение и понимание:
Окончание письма — это обычно просто фраза закрытия или короткое предложение, за которым следует ваша подпись, однако поиск правильных слов и правильного тона для завершения вашего письма часто требует большого количества размышлений. То, как вы завершаете письмо, может действительно повлиять на решение получателя ответить на ваше письмо. Знание того, как завершать профессиональные письма, — это ключ к эффективной деловой коммуникации, оставлению у читателя положительного впечатления и увеличению показателей ответов на письма. Если вы не уверены, как завершить ваше следующее деловое письмо, упомянутые выше примеры закрытий писем могут быть полезны.
Фразы закрытия могут оставить неизгладимое впечатление и помочь подвести итог общему тону и цели письма. Они могут выражать благодарность, профессионализм или просто указывать на конец разговора. Примеры коротких фраз закрытия включают: 'Спасибо за ваше время', 'С уважением', 'С нетерпением жду вашего ответа', или 'Спасибо заранее'.
Поскольку закрытие письма — это последнее, что читает получатель, оно может быть мотивирующим фактором в том, насколько быстро он ответит — или ответит ли вообще. Завершив письмо вежливым, профессиональным и надлежащим образом, у вас будет больше шансов получить положительный ответ.
Даже если у вас неформальные отношения с получателем, непрофессиональные закрытия следует избегать в любом типе деловой коммуникации. Эти 'непрофессиональные' закрытия включают 'Пусть у вас будет благословенный день' (или что-либо еще с религиозным подтекстом), 'До свидания!' (или любой другой сленг), 'Спс' (или любые другие сокращения), 'Пока!' (или любые другие неформальные подписи), 'Искренне ваш'/'С любовью' (или что-либо еще, что предполагает преданность).
Выбор надлежащей подписи электронного письма соответствует тону письма, его цели и отношениям с получателем. Формальные деловые письма часто заканчиваются на 'С уважением,' или 'С наилучшими пожеланиями,', в то время как неформальные могут использовать 'Всего хорошего,' или 'Спасибо.' Выражайте благодарность с помощью 'Спасибо,' и неформальные разговоры с 'Всего доброго.' Выбор должен избегать неискренности, манипуляции или чрезмерной формальности и отражать профессионализм отправителя и уважение к получателю.
Хотя важно завершить деловое письмо профессиональным образом, правильное форматирование также критично для создания хорошего финального впечатления. Убедитесь, что вы поставили запятую после вашей фразы закрытия, затем добавьте пробел и введите свое полное имя, затем вашу должность, компанию и любую контактную информацию, которую вы хотите предоставить.
LiveAgent — это наиболее рецензируемое и лучшее программное обеспечение для управления обращениями для малых и средних предприятий. Попробуйте его сегодня с нашей бесплатной 30-дневной пробной версией. Кредитная карта не требуется.
Откройте для себя советы и шаблоны для написания профессиональных писем с надлежащими приветствиями и вступлениями для различных деловых контекстов. Улучшите пе...
Узнайте, как вежливо и профессионально завершить разговоры с клиентами на различных каналах с помощью настраиваемых скриптов и шаблонов LiveAgent. Улучшите взаи...
Узнайте, как составить профессиональное письмо для подведения итогов встречи с помощью шаблонов LiveAgent. Подведите итоги ключевых решений, выразите благодарно...
Присоединяйтесь к нашему сообществу довольных клиентов и предоставляйте отличную поддержку с помощью LiveAgent.
