Шаблоны обслуживания клиентов
Улучшите письма обслуживания клиентов с помощью шаблонов, чтобы сэкономить время, снизить ошибки и обеспечить согласованность. Шаблоны охватывают различные сцен...
6 мин чтения
Customer Service
Email Templates
+2
Обслуживание клиентов — это критически важная часть любого успешного бизнеса, независимо от отрасли. Однако отличное обслуживание и поддержка клиентов — это не просто ответы на вопросы клиентов или разрешение их проблем и переход к следующему. Вам необходимо убедиться, что клиент остается доволен и счастлив с решением, поэтому постоянное последующее обслуживание является ключевым. Однако для многих компаний обслуживание клиентов заканчивается, как только запрос клиента обработан. Хотя последующее обслуживание — это довольно простая задача, она часто игнорируется.
На самом деле, согласно последнему отчету SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% компаний не отвечают на письма по обслуживанию клиентов.
- 90% компаний не подтверждают и не информируют клиента о получении письма.
- 97% компаний не отправляют письмо для последующего обслуживания клиентам, чтобы узнать, удовлетворены ли они ответом.
Что такое письмо по обслуживанию клиентов?
Письмо по обслуживанию клиентов — это один из типов каналов коммуникации. Коммуникация через письма по обслуживанию клиентов происходит не в реальном времени. Нет необходимости, чтобы обе стороны присутствовали для начала коммуникации. Сообщения поступают почти мгновенно получателю. Для официальных объявлений использование профессиональных шаблонов писем обеспечивает четкость, профессионализм вашего сообщения и его доставку нужной аудитории.
Сила шаблонов писем для последующего обслуживания клиентов
Письма для последующего обслуживания клиентов могут оказать значительное влияние на опыт клиента. Это то, что малые предприятия часто понимают и используют в своих интересах, но крупные организации склонны забывать. Большинство клиентов хотят немедленного ответа, многие определяют немедленное время ответа по электронной почте как менее десяти минут. С помощью правильного программного обеспечения для управления письмами по обслуживанию клиентов создание и отправка писем для последующего обслуживания сразу после взаимодействия с клиентом становится простым и эффективным.
Эти письма могут:
- Радовать клиентов, демонстрируя, что вы заботитесь и стремитесь обеспечить их постоянное удовлетворение.
- Улучшить общий опыт обслуживания клиентов.
- Повторно привлечь клиентов и поощрить дальнейшее общение, предлагая проактивную поддержку.
- Продвигать ваши варианты самообслуживания и направлять клиентов к полезным ресурсам.
- Продемонстрировать ценные сведения о клиентах из их отзывов.
10 шаблонов писем для последующего обслуживания клиентов
Будь то обновление клиентов о статусе их запросов, запрос отзывов или предложение проактивного обслуживания клиентов после разрешения, последующее обслуживание не должно недооцениваться вашей командой обслуживания клиентов. Вот 10 шаблонов писем для последующего обслуживания клиентов, охватывающих различные части процесса последующего обслуживания клиентов — используйте их как подсказку при составлении собственных сообщений для последующего обслуживания.
Письмо для последующего обслуживания с обновлением по проблеме
Привет [Имя],
Я хотел обновить вас о статусе вашей проблемы перед выходными. Она все еще в процессе обработки и над ней работает наша команда технической поддержки. Мы приоритизируем ваш запрос, и я убедюсь, что эта проблема будет разрешена в течение выходных. Вы будете уведомлены немедленно, как только это будет сделано.
Вы также можете отслеживать статус вашего запроса в любое время, войдя в свой аккаунт [Бренд] и нажав на вкладку Запросы.
Спасибо за ваше терпение! Хороших выходных,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для проактивного последующего обслуживания
Привет [Имя],
Надеюсь, у вас все хорошо. Я просто хотел проверить вас относительно проблемы, которая у вас была на днях с [детали проблемы]. Была ли она разрешена? Вам нужна дополнительная помощь? Пожалуйста, дайте мне знать — я буду рад помочь вам в любом случае.
Хорошего дня,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания после положительного опыта обслуживания
Привет [Имя],
Пожалуйста. Я рад, что из сотен клиентов, которым мы отправляем письма каждый день, кто-то ценит усилия, которые мы прилагаем, чтобы обеспечить наивысшее качество обслуживания клиентов. Клиенты, подобные вам, — это причина, по которой мы стремимся делать лучшее на своей работе.
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться снова, если у вас есть какие-либо вопросы, проблемы или опасения — мы всего лишь на расстоянии письма и всегда будем рады помочь вам.
С уважением,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания после отрицательного опыта обслуживания
Привет [Имя],
Мне снова жаль о менее чем звездном опыте, который у вас был на днях с нашей командой поддержки клиентов. Я просто хотел связаться с вами и дать вам знать, что мы решили провести дополнительное обучение для всей нашей команды поддержки клиентов, чтобы убедиться, что такие ситуации больше не повторятся.
Тем временем, если у вас есть какие-либо вопросы, опасения или отзывы, или если есть что-то еще, что мы можем сделать, чтобы помочь, пожалуйста, не стесняйтесь дать мне знать.
Спасибо,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания, поощряющее самообслуживание
Привет [Имя],
Я рад, что нам удалось разрешить [проблему]. Кстати, вы можете прочитать больше об управлении [вашим аккаунтом/ вариантами оплаты/ настройками и т.д.] в нашем Центре справки. Есть одна статья, которая подробно охватывает вашу проблему [вставить ссылку].
Если у вас есть какие-либо другие вопросы, или если есть что-то, что мы можем сделать, чтобы сделать ваш опыт работы с нами более приятным, пожалуйста, дайте нам знать.
Спасибо,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания после отсутствия ответа
Привет [Имя],
Я проверяю ваше дело с нами относительно [тема дела] в последний раз. Прошло [количество дней] дней с тех пор, как мы от вас слышали, поэтому я хотел связаться с вами и дать вам знать, что мы собираемся закрыть этот тикет.
Пожалуйста, не стесняйтесь повторно открыть этот тикет или открыть новый, если вам нужна дополнительная помощь — мы будем рады помочь.
Спасибо еще раз за работу с нами!
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания при закрытии тикета поддержки
Привет [Имя],
Спасибо за обращение к нам по поводу [детали проблемы]. Согласно нашим записям, ваша проблема была разрешена, поэтому ваш тикет будет автоматически закрыт через 3 дня. Если вам все еще нужна наша помощь или у вас есть еще вопросы, просто нажмите “ответить” и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
С уважением,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания с запросом отзыва
Привет [Имя],
Мы обращаемся к вам относительно вашей недавней проблемы с [детали проблемы], которая была разрешена [дата]. Чтобы лучше вас обслуживать, мы хотели бы услышать о вашем опыте работы с нашей командой поддержки.
По шкале от 1 до 5, насколько легко было разрешить вашу проблему?
1 = Чрезвычайно сложно 2 = Очень сложно 3 = Нейтрально 4 = Очень легко 5 = Чрезвычайно легко
Мы ценим ваш отзыв. И как всегда, если есть что-то еще, что мы можем сделать для вас в будущем — пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами снова.
Спасибо,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания с приглашением на опрос
Привет [Имя],
Вы недавно обратились к нам по поводу [детали проблемы], которая была разрешена [дата]. Мы хотели бы услышать о вашем опыте работы с нашим обслуживанием клиентов. Можете ли вы, пожалуйста, уделить момент, чтобы ответить на этот быстрый опрос? Это займет у вас менее 60 секунд!
Спасибо большое, ваш отзыв поможет нам лучше помочь вам в будущем.
[Ссылка на опрос]
Спасибо еще раз,
[ВАША ПОДПИСЬ]
Письмо для последующего обслуживания после проблемы на уровне компании
Привет [Имя],
Как вы, возможно, уже знаете, на этой неделе некоторые из наших клиентов столкнулись с проблемой с [продукт/услуга/ функция и т.д.] Наша команда инженеров смогла разрешить ее примерно через 2 часа после первоначального сообщения. Мы хотели бы еще раз извиниться за любые неудобства, которые это могло вызвать.
Чтобы убедиться, что это не повторится, мы работаем над несколькими улучшениями нашего [продукта/ услуги/ функции/ операций и т.д.]. В этой статье блога мы опубликовали полное объяснение того, что пошло не так, что мы сделали для восстановления и что мы будем делать, чтобы предотвратить это в будущем: [ссылка на статью блога].
Спасибо за ваше терпение и понимание. И как всегда, если у вас есть какие-либо вопросы или вы столкнулись с какими-либо проблемами, пожалуйста, дайте нам знать, мы здесь, чтобы помочь.
С уважением,
[ВАША ПОДПИСЬ]
