Узнайте, чего не стоит делать в деловых письмах, на примерах непрофессиональных электронных писем. Улучшите свои коммуникативные навыки и профессиональный имидж, избегая этих распространённых ошибок.
Email — это быстрый и эффективный способ связаться с людьми, который занимает важное место в деловой коммуникации. Это отличный инструмент для построения отношений с потенциальными клиентами, существующими заказчиками, членами команды, заинтересованными сторонами и возможными партнёрами.
Однако если не быть внимательным, ваши письма могут показаться непрофессиональными или даже грубыми.
В этом руководстве мы рассмотрим примеры плохо написанных писем и разберём, как не повторять эти ошибки самостоятельно и не доводить дело до извинений.
Электронная почта — один из важнейших инструментов в арсенале любого руководителя или сотрудника, ведь этот канал связи используется для всего: от маркетинга и холодных рассылок до обслуживания клиентов. Но если пользоваться им неправильно, email может принести больше вреда, чем пользы.
Поэтому полезно иметь под рукой примеры непрофессиональной email-практики, чтобы сверяться с ними перед отправкой сообщений потенциальным клиентам или коллегам.
Зная, чего делать не стоит, вы сможете писать эффективные деловые письма вместо тех, которые останутся неоткрытыми или, что хуже, подорвут вашу профессиональную репутацию.
Тема каждого письма должна быть краткой и соответствовать содержанию сообщения. Всегда указывайте суть письма в заголовке, а не что-то расплывчатое вроде “привет”.
Например, если вы пишете человеку, с которым познакомились на недавнем мероприятии, тема вроде “Рад(а) был(а) познакомиться на конференции на прошлой неделе” даст получателю контекст. Он сразу поймёт, о чём письмо, что гораздо эффективнее, чем “Давай пересечёмся”, — такое сообщение, скорее всего, проигнорируют в переполненном ящике.
Если вы пишете холодное письмо, ещё важнее чётко обозначить тему, ведь получатель может не знать ваше имя.
Когда на письмо отвечают и переписка продолжается, в теме обычно появляется “RE: “. Это нормальная практика, пока обсуждение не сменило тему — тогда лучше изменить заголовок и начать новую ветку.
Также избегайте использования заглавных букв или множества восклицательных знаков в теме письма — это выглядит агрессивно и непрофессионально. К тому же такой формат или пунктуация могут спровоцировать срабатывание спам-фильтров, и ваше письмо не попадёт во входящие.
В основном тексте письма важно использовать вежливый и профессиональный тон. Не стоит использовать сленг, сокращения или жаргон, который может быть непонятен получателю, а также смайлики, которые неуместны в деловой переписке.
Лучше также воздержаться от шуток, остроумных замечаний или сарказма — в тексте это часто воспринимается неоднозначно и может привести к неловким или неприятным недопониманиям. То же касается жалоб или сплетен о коллегах или личной жизни — это для личных писем.
Кроме того, старайтесь делать письма как можно короче и лаконичнее. Никто не хочет читать длинные пространные послания — переходите сразу к делу и предоставляйте всю необходимую информацию или вложения с самого начала.
Избыточное использование заглавных букв в теле письма, как и в теме, выглядит агрессивно и может отправить письмо в спам. Нет смысла использовать разные цвета и/или шрифты — у получателя всё равно текст может отображаться стандартно или стать нечитаемым.
Плохо начинать письмо с избитых и неэффективных фраз вроде “Привет” или “Надеюсь, у вас всё хорошо”. Такие обороты часто встречаются и выглядят банально.
Оформление письма не в виде делового письма — ещё одна ошибка. Сюда относятся уже упомянутые заглавные буквы, цвета и шрифты, а также добавление нерелевантных видео или изображений.
Ещё один элемент плохого письма — неясные или чрезмерные призывы к действию (CTA). Конкретная просьба, например “Пожалуйста, перезвоните мне, когда будет удобно”, — это хорошо. Но если призывов несколько или они расплывчаты, их могут проигнорировать.
Привет, [Имя]!
Извиняюсь за беспокойство, но мне нужна помощь с [проблемой] СРОЧНО!!!
ПОЖАЛУЙСТА, ОТВЕТЬТЕ КАК МОЖНО СКОРЕЕ!
Заранее спасибо!
[Ваше имя]
Привет,
Как дела?
Есть минутка созвониться? Мне нужна небольшая услуга.
С уважением,
[Ваше имя]
Тема: Можно занять немного вашего времени?
Хотел(а) узнать, не могли бы вы оказать небольшую услугу?
Буду признателен(на), если вы сможете перезвонить мне, когда будет удобно. Дайте знать, если это возможно.
Спасибо
Здравствуйте, [имя],
Надеюсь, у вас всё хорошо. Хотел(а) узнать, сможете ли вы помочь мне с [проблемой], с которой я столкнулся(лась).
Я уже обращался(лась) к [имя коллеги], но он(а) сейчас занят(а), так что ваша помощь была бы очень кстати.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
Уважаемый(ая) [имя],
Спасибо за ваш email. Прошу прощения за неудобство. К сожалению, я не могу помочь вам с этой проблемой.
Пожалуйста, обратитесь в службу поддержки по телефону [номер телефона].
Спасибо за ваше время.
C уважением,
[Ваше имя]
Содержимое этого сообщения и любые вложения являются конфиденциальными. Если вы получили это письмо по ошибке, пожалуйста, сообщите нам, ответив на это письмо, а затем удалите его. Копирование, пересылка или раскрытие содержания этого сообщения или вложений третьим лицам запрещены. Целостность и безопасность этого сообщения по электронной почте не гарантируются, поэтому отправитель не несёт ответственности за возможный ущерб, нанесённый этим письмом.
Здравствуйте, [Имя],
Я [Ваше имя], [Должность] в [Название компании].
[Веб-сайт]
Мы продаём [Продукт/Услугу], который помогает компаниям в [Индустрии] решать [Проблему].
[Подробнее]
Если вам нужна дополнительная информация, перейдите на страницу [Продукта/Услуги] по ссылке ниже.
[Клик]
Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь связаться со мной — буду рад(а) ответить.
[Вопросы?]
С уважением,
[Ваше имя]
[LinkedIn]
Привет, [Имя]
Было приятно пообщаться вчера. Было бы здорово, если бы нашлось время продолжить обсуждение [Темы]. Думаю, вместе мы можем сделать многое.
Кстати, вы слышали, что случилось с [Имя коллеги]? Обсудим лично в следующий раз!
Всего хорошего,
[Ваше имя]
Всем привет,
Снова я
Забыл(а) приложить файл.
Вот он:
[Вложение]
С уважением,
[Ваше имя]
—————————————————————————–
Всем привет
В продолжение нашей дискуссии на прошлой неделе по [Теме] прилагаю документ с дополнительной информацией.
С уважением,
[Ваше имя]
—————————————————————————–
Спасибо, что приняли участие во вчерашней встрече. На следующей неделе пришлю дополнительные детали.
С уважением,
[Ваше имя]
Всем привет
Кто-нибудь знает, как помочь [Имя] с [Проблемой] (см. сообщения ниже)?
Это вне моей компетенции.
С уважением
[Ваше имя]
—————————————————————————–
Здравствуйте, [Ваше имя],
Я только что получил(а) сообщение ниже и подумал(а), что вы сможете помочь лучше меня.
Дайте знать и свяжитесь с [Имя] напрямую, если сможете чем-то помочь.
С уважением,
[Имя коллеги]
—————————————————————————–
Уважаемый(ая) [Имя коллеги]
[Имя общего знакомого] посоветовал(а) обратиться к вам, так как считает, что ваш опыт в [Области] может помочь мне решить [Проблему].
Если вы сможете помочь, было бы здорово назначить звонок в удобное для вас время.
С уважением,
[Имя]
Всем привет,
Думаю, вам это понравится!
[Вставленный gif]
[Ваше имя]
Плохие деловые письма могут стоить вам времени, денег и клиентов. Не забывайте вычитывать сообщения, уважайте время адресата и убеждайтесь, что у письма есть цель.
Следуя нашим простым советам и не повторяя плохих примеров выше, вы обязательно произведёте хорошее впечатление своей деловой перепиской.
Самые распространённые причины — спешка и отсутствие времени на перепроверку сообщений, а также незнание правил email-этикета. Другими причинами ошибок могут быть плохое настроение (например, раздражённость), недостаток концентрации (например, из-за усталости) или отвлекающие факторы (например, другие люди в офисе).
Это может навредить вашему профессиональному имиджу. Если вы допустите ошибку в письме, это может негативно сказаться на вас и вашей компании. Кроме того, если быть невнимательным, можно случайно отправить конфиденциальную информацию не тому человеку. Поэтому всегда лучше проявлять осторожность и проверять письмо перед отправкой.
Во-первых, уделите время изучению правил делового email-этикета. Во-вторых, всегда перечитывайте своё сообщение перед отправкой. И наконец, если вы в чём-то не уверены, не стесняйтесь обратиться за помощью к коллеге или другу.
Обратитесь в отдел кадров вашей компании, к внутренней базе знаний или на обучающую страницу, либо воспользуйтесь многочисленными онлайн-ресурсами по этой теме. Если нужен срочный совет, можно спросить коллегу, но имейте в виду, что их совет может быть не совсем точным.
Это зависит от ситуации и получателя, но в целом лучше избегать отправки писем поздно ночью или рано утром. В это время адресат может не увидеть ваше сообщение или не успеть ответить. Обычно люди проверяют почту в начале рабочего дня или во время обеда, поэтому это более оптимальные моменты для отправки писем, чтобы они имели максимальный эффект.
Шаблоны от LiveAgent помогут вам улучшить коммуникацию — просто выберите подходящий.
Научитесь создавать эффективные письма-знакомства для профессионального общения: советы по темам, тексту и типичным ошибкам. Узнайте о важности писем-представле...
Откройте для себя советы и шаблоны для написания профессиональных писем с надлежащими приветствиями и вступлениями для различных деловых контекстов. Улучшите пе...
Узнайте, как эффективно завершать деловые письма с помощью советов и шаблонов. Включите плавную фразу закрытия, профессиональную подпись и контактную информацию...
Присоединяйтесь к нашему сообществу довольных клиентов и предоставляйте отличную поддержку с помощью LiveAgent.
