Автоматизированные системы звонков

Компании могут использовать автоматический сервис звонков для отправки предварительно записанного голосового сообщения тысячам потенциальных клиентов и перспектив в целях квалификации или продажи. Они даже могут отправить напоминание о событии или экстренное сообщение всему списку контактов, включая членов команды.

Кроме того, автоматизированные телефонные системы помогают компаниям доставлять релевантные сообщения на автоответчик при звонках в поддержку клиентов.

Как работает автоматизированная система звонков?

Автоматизированная система звонков работает как система входящих звонков, так и как система управления автоматическими исходящими звонками.

Системы входящих звонков позволяют записать уникальное аудиосообщение для различных проблем клиентов, чтобы каждый звонящий мог выбрать из вариантов меню и решить конкретную проблему. Они могут выбрать маршрутизацию звонков доступным агентам, если конкретное сообщение не решает проблему. Кроме того, некоторые системы предлагают опцию автоматического обратного звонка, позволяя клиентам запросить обратный звонок от агента позже.

Кроме того, вы можете использовать эти системы автоматического диалера для отправки предварительно записанного сообщения любому человеку из вашего списка контактов без участия ваших агентов.

Вот как работают автоматические системы телефонного меню:

• Они воспроизводят записанное сообщение, когда клиент звонит на местный номер или номер с бесплатным доступом компании.
• Клиент может выбрать подходящий вариант меню, выбрав соответствующий номер для решения проблемы или получения поддержки живого агента.
• Некоторые включают системы интерактивного голосового ответа, которые позволяют клиентам озвучить проблему вместо нажатия кнопки.
• Исходящие звонки работают наоборот. Система автоматической рассылки совершает звонок и либо воспроизводит записанное сообщение, либо подключает звонящего к агенту после обнаружения голоса. В противном случае она использует функцию “Автоматически оставить сообщение на голосовой почте”.

Эти пользовательские системы телефонного меню поддерживают различные интеграции с третьими сторонами. Например, вы можете интегрировать свою систему с программным обеспечением CRM (управление отношениями с клиентами) для сегментации, оценки и отслеживания ваших потенциальных клиентов.

Какие функции есть у автоматизированных систем звонков?

Наиболее заметные функции автоматизированных систем звонков включают:

• Настраиваемые идентификаторы вызывающего абонента – После проверки действительного номера телефона вы можете настроить идентификатор вызывающего абонента, чтобы ваши клиенты знали, кто их вызывает.
• Пользовательское приветствие компании – Вы можете приветствовать каждого звонящего пользовательским сообщением.
• Массовая рассылка голосовых сообщений – Эти системы без агентов позволяют владельцам бизнеса совершать одновременные звонки всему списку контактов.
• Планирование звонков – Компании могут установить конкретную дату и время для каждого исходящего звонка.
• Обнаружение голосовой почты – Если звонок принимает автоответчик или служба голосовой почты, автоматизированная система звонков воспроизведет сообщение после сигнала.
• Преобразование голосовой почты в текст – Система может отправить текст, если у звонящего нет опции голосовой почты.
• Автоматизированные сервисы ответа – Вы можете записать сообщения для решения распространенных проблем клиентов.
• Настраиваемые правила маршрутизации – Вы можете маршрутизировать звонки на основе данных CRM или справочной системы для автоматического распределения потенциальных клиентов и обеспечения бесперебойной поддержки клиентов. Вы можете установить маршрутизацию на основе навыков, сосредоточенную на оценках агентов, или маршрутизацию на основе времени, связанную с их рабочим временем.
• Аналитика в реальном времени – Живая панель управления с функциями мониторинга и отчетности в реальном времени может дать вам представление о среднем времени ответа, производительности агента и многом другом.
• Продвинутые функции – Большинство систем предлагают продвинутые функции, такие как запись звонков, видеоконференции, запись и транскрипция встреч, автоматический обратный звонок, транскрипция голосовой почты, передача звонков, опросы и анкеты.

Чего следует избегать при использовании автоматизированных систем звонков?

Плохое меню — одна из худших вещей, которые может иметь автоматизированная система звонков. Это может превратить каждого звонящего в рассерженного клиента и заставить его захотеть перейти на другой сервис.

Ваше меню должно быть кратким и предлагать опции, подходящие для различных ситуаций. Избегайте длинных приветствий, неправильных опций и слишком большого количества вариантов, которые могут запутать клиентов.

Приглушенная музыка и неудобный пользовательский интерфейс также могут испортить пользовательский опыт. Ваши звонящие не должны преодолевать препятствия, чтобы получить необходимую поддержку, и они не должны слушать одну и ту же песню на повторе во время ожидания. Если вы решите включить музыку, позвольте звонящим выбрать свои любимые мелодии, чтобы повысить их удовлетворенность.

Каковы преимущества использования автоматизированных систем звонков?

Если вы используете автоматизированную систему звонков, вы получите эти преимущества:

• Экономия времени – Автоматические звонки на длинный список номеров телефонов могут сэкономить драгоценное время, повышая эффективность и производительность ваших агентов.
• Экономия затрат – Благодаря неограниченным звонкам и доступным ценам вы можете сэкономить деньги на исходящих звонках, обслуживая клиентов по всему миру. Автоматизированный ответ сокращает время разговора ваших агентов, дополнительно снижая ваши затраты.
• Сокращение времени ответа – Релевантное предварительно записанное сообщение может быстро ответить на вопросы клиентов.
• Удовлетворенность клиентов – Любой клиент может передать звонок живому агенту для решения сложных проблем.
• Развитие потенциальных клиентов – Телефонный ACD позволяет вам беспрепятственно следить за потенциальными клиентами и увеличивать коэффициент конверсии и продажи. Вы можете создать подробный отчет по каждому звонку и интегрировать систему с приложениями третьих сторон, такими как CRM или справочная система.
• Лучшая коммуникация и сотрудничество в команде – Многие системы предлагают функции командного обмена сообщениями и внутренних звонков для оптимизированной коммуникации и сотрудничества. Большинство предлагают неограниченное хранилище для записей звонков, сообщений и общих документов.

Сколько стоят автоматизированные системы звонков?

Автоматизированные системы звонков — это экономичные решения, которые не требуют установки оборудования или программного обеспечения.

В зависимости от поставщика вы можете получить базовый план, начиная примерно с $20 за пользователя в месяц, но он может иметь ограниченные возможности. Некоторые поставщики взимают почти $200 за пользователя/месяц за продвинутый план. Некоторые взимают ежемесячные комиссии за минуты, в то время как другие предоставляют неограниченные минуты и текстовые сообщения.

Если вы получите годовой план ценообразования, вы можете получить скидку на годовой план. Скидка за объем также возможна для многих дополнительных учетных записей пользователей.

LiveAgent может быть наиболее доступным вариантом. Начиная с $49/агент/месяц и предлагая 180+ функций, это самый доступный план из всех.

Это премиум-план “все включено”, который вы оплачиваете по мере использования, поэтому нет вариантов годового плана. Он не требует контракта или комиссий за регистрацию, и вы можете обновить или отменить подписку в любое время и получить бесплатный 30-дневный пробный период (без кредитной карты) для изучения функций.