Контрольный список удаленной работы

Четко установите время, в течение которого ваши сотрудники должны работать.

Почему важно указывать рабочее время?

Сотрудники и работодатели должны об этом знать. Если люди не знают о своем рабочем времени, это может привести к проблемам с производительностью и эффективностью.

Как указать рабочее время?

Спросите сотрудников, какое время для них наиболее удобно для работы. Решите, что лучше всего для вашей команды, будь то точное рабочее время или гибкий график.

Какие инструменты помогают указать рабочее время?

Инструменты управления временем, такие как Trello или Toggl и т. д.

Убедитесь, что ваши сотрудники понимают свои обязанности. Убедитесь, что вы не микроуправляете, так как это только приведет к разочарованию и снижению производительности.

Почему важно установить четкие обязанности и ожидания?

Чем четче все понимают свои обязанности и ожидания, тем более продуктивным будет рабочее место. Работодатели смогут привлечь работников к ответственности за их действия, в то время как сотрудники будут чувствовать, что у них есть голос.

Как установить четкие обязанности и ожидания?

Подготовьте описания должностей, которые описывают обязанности каждой должности, и обязательно обновляйте их по мере необходимости. Проинформируйте свой персонал, если произойдут какие-либо потенциальные изменения.

Какие инструменты использовать на этом этапе?

Инструменты сотрудничества, такие как Trello, Asana или Basecamp, создают конкретные задачи для сотрудников и отслеживают их прогресс, или вы также можете рассмотреть внедрение приложения Checklist.

Установите четкую политику удаленной работы, касающуюся праздников, перерывов, отпусков и больничных дней.

Почему важно решить вопрос об отпуске?

Работодатели должны справляться с отсутствиями, чтобы работа продолжалась, в то время как сотрудники должны знать, что приемлемо в отношении отпуска.

Как решить вопрос об отпуске?

Лучше всего предоставить как минимум несколько дней отпуска, некоторые оплачиваемые, а другие неоплачиваемые в зависимости от конкретной политики для каждого сотрудника. Некоторые работодатели даже разрешают неограниченный отпуск, но это обычно требует доверия обеих сторон и обязательства работать ответственно без надзора. Попросите персонал запрашивать свои выходные как можно раньше.

Какие инструменты использовать для решения вопроса об отпуске?

Используйте Google Docs или Sheets для создания файла, где каждый может запросить дни, которые он хочет взять, добавить примечания и видеть любые изменения в реальном времени.

Спланируйте, как часто, где и когда должны проводиться встречи.

Почему важно планировать встречи заранее?

Встречи должны быть практичными и эффективными, если вы собираетесь проводить их регулярно. Таким образом, все смогут сосредоточиться на поставленной задаче, не тратя время впустую.

Как планировать встречи заранее?

Вы должны установить регулярную встречу для обновления команды. Например, каждый день в пятницу утром или в среду днем. Вы также можете организовать внеплановые встречи, когда что-то нужно обсудить немедленно.

Какие инструменты помогают планировать встречи заранее?

Slack, LiveWebinar, Zoom или Google Hangouts — все отличные инструменты видеокоммуникации.

Коммуникация — это ключ для любой удаленной команды. Установите рекомендации по коммуникации и убедитесь, что все их соблюдают.

Почему важна оптимизация коммуникации?

Все может быстро стать хаотичным, если у вас нет плана коммуникации. Чтобы держать всех в курсе, необходимо установить способ, при котором люди могут эффективно и быстро общаться.

Как оптимизировать коммуникацию?

Важно иметь способ отслеживания прогресса проектов, чтобы вы могли определить, отстает ли кто-то. Кроме того, полезно видеть, что команда делает день за днем.

Для оптимизации коммуникации с клиентами используйте программное обеспечение для управления тикетами, такое как LiveAgent. Ваши электронные письма, чаты, звонки, упоминания в социальных сетях и сообщения из других каналов будут поступать в один универсальный входящий ящик. Это облегчает коммуникацию и приводит к более высокому уровню удовлетворения клиентов.

Какие инструменты использовать для оптимизации коммуникации?

• Коммуникация в команде – инструменты, такие как Asana или Basecamp, полезны, но только если все их последовательно используют.
• Коммуникация с клиентами – универсальное программное обеспечение для управления помощью, такое как LiveAgent (его можно попробовать бесплатно!).

Чтобы все были на одной странице и двигались в одном направлении, каждой команде нужен набор общих ценностей и целей.

Почему важно позаботиться о корпоративной культуре?

Корпоративные рекомендации помогут привлечь будущих сотрудников, но они также важны для удержания сотрудников. Сотрудники, которые чувствуют себя частью команды и чьи ценности совпадают с ценностями организации, с большей вероятностью останутся в компании.

Как позаботиться о корпоративной культуре?

Создайте список основных ценностей и убедитесь, что все их понимают. Кроме того, справочник компании может описать ожидания и политику компании.

Какие инструменты помогают позаботиться о корпоративной культуре?

Вы можете создать документ Google Docs или создать короткое видео/презентацию об основных ценностях вашей компании.

Убедитесь, что ваши сотрудники имеют продуктивную рабочую среду, прежде чем они начнут работать удаленно.

Почему важно проверять среду удаленной работы ваших сотрудников?

Не у всех есть идеальные условия для работы из дома. Если вы хотите, чтобы ваш персонал сосредоточился на своей работе, им нужны ресурсы и инструменты, которые им нужны.

Как проверить среду удаленной работы ваших сотрудников?

Если возможно, арендуйте физическое рабочее место в их районе (например, коворкинг). Если нет, попробуйте улучшить условия работы дома, предоставив им оборудование (стулья, столы и т. д.).

Какие инструменты использовать для проверки среды удаленной работы ваших сотрудников?

Чтобы узнать, не хватает ли кому-то подходящей среды удаленной работы, вы можете провести опрос через Google Forms.

Когда ваша команда начинает работать удаленно, важно иметь план адаптации новых сотрудников.

Почему важно планировать адаптацию удаленных сотрудников?

Если у вас нет плана адаптации, может быть сложно быстро ввести новых сотрудников в курс дела.

Как спланировать адаптацию удаленных сотрудников?

Спланируйте видеовстречи и тренинги для ваших сотрудников, чтобы они быстро ознакомились с новой системой. Создайте справочники для каждого сотрудника, чтобы они могли ознакомиться с рекомендациями компании.

Какие инструменты использовать для планирования адаптации удаленных сотрудников?

Вы можете использовать LiveWebinar для онлайн-тренингов. Создавайте справочники в Google Docs/Sheets.

Чтобы быть продуктивными, удаленные работники нуждаются в подходящих инструментах, таких как компьютер со всеми необходимыми установленными программами.

Почему важно убедиться, что ваши сотрудники имеют необходимые устройства?

Если ваши удаленные работники не имеют надлежащих личных устройств или инструментов, им будет сложно выполнить свою работу.

Как убедиться, что ваши сотрудники имеют необходимые устройства?

Оснастите своих сотрудников правильными инструментами и устройствами.

Какие инструменты использовать, чтобы убедиться, что ваши сотрудники имеют необходимые устройства?

Вы можете создать список требований удаленной работы в Google Docs/Sheets. Рассмотрите возможность инвестирования в технологии, такие как облачное хранилище (например, Dropbox) и обмен файлами (Google Drive).

Надежное интернет-соединение — необходимость для удаленных работников.

Почему важно предоставлять доступ в Интернет?

Если интернет сотрудника отключится даже на несколько минут, это может иметь серьезные последствия. Проверьте, что они не испытывают никаких проблем с подключением при удаленной работе.

Как предоставить всем доступ в Интернет?

Периодически проверяйте скорость интернета каждого. Если есть какие-либо проблемы, свяжитесь с поставщиком услуг и решите их как можно быстрее.

Какие инструменты использовать для предоставления доступа в Интернет?

Pingdom позволяет вам отслеживать статус интернет-соединения из любой точки мира.

Убедитесь, что ваши сотрудники имеют доступ к технической поддержке, если что-то работает неправильно.

Почему важно предоставлять техническую поддержку?

Если ваши удаленные работники не имеют доступа к технической поддержке, они могут разочароваться и рассматривать это как препятствие, которое мешает им выполнить свою работу.

Как предоставить техническую поддержку?

Предоставьте своим сотрудникам список контактов поддержки, включая адрес электронной почты и номер телефона и т. д.

Какие инструменты использовать для предоставления технической поддержки?

Вы можете создать документ (например, в Google Docs), описывающий процесс технической поддержки, и предоставить всем членам вашей команды доступ к нему. Рассмотрите возможность инвестирования в программное обеспечение, которое предоставляет вашим сотрудникам доступ к поддержке 24 часа в сутки.

Ваши удаленные сотрудники должны понимать, каковы их обязательства по безопасности.

Почему важно установить обязательства по безопасности?

Безопасность ваших сотрудников всегда должна быть приоритетом. Ваш персонал должен быть осведомлен об опасностях, связанных с работой из дома, и понимать политику безопасности компании.

Как установить обязательства по безопасности?

Четко объясните им, что должно быть охвачено с их стороны и на какие элементы безопасности они должны сосредоточиться.

Какие инструменты использовать для установления обязательств по безопасности?

Геофencing позволяет отслеживать местоположение устройства сотрудника и устанавливать границы, которые они не могут пересекать. Тем не менее, этот шаг необходим только в том случае, если ваша компания хранит действительно конфиденциальные данные, в противном случае вы должны просто доверять своему персоналу — это окупается.

Поддерживайте регулярные обновления приложений и устройств вашей команды.

Почему важно позаботиться об обычных обновлениях?

Если ваши удаленные сотрудники не обновляют свои устройства, они могут стать уязвимы для кибератак. Убедитесь, что все следят за регулярными обновлениями и не пренебрегают ими.

Как позаботиться об обычных обновлениях?

Создайте документ, содержащий список необходимых обновлений, чтобы у всех был доступ к этой информации.

Какие инструменты помогают позаботиться об обычных обновлениях?

Вы должны рассмотреть возможность инвестирования в инструменты, такие как Microsoft AutoUpdate (для Windows) или Mac OS X Update (для устройств Apple), которые позволят вам автоматически обновлять все программное обеспечение ваших сотрудников.

Вам нужно определить области, где ваши сотрудники с наибольшей вероятностью столкнутся с проблемами безопасности.

Почему важно определять риски безопасности?

Если вы знаете, где находятся опасности, вы можете предпринять шаги, которые помогут их смягчить. Определите все потенциальные угрозы, прежде чем они станут проблемой.

Как определить риски безопасности?

Рассмотрите возможность создания карты рисков безопасности, которая описывает области, в которых ваши сотрудники могут столкнуться с опасностью.

Какие инструменты использовать для определения рисков безопасности?

Существуют различные инструменты, которые определяют области рисков безопасности, включая Geofencing, программное обеспечение для мониторинга социальных сетей (например, Mediatoolkit) и Google Alerts.

На случай, если что-то пойдет не так, вам нужно предоставить план действий в чрезвычайных ситуациях и сделать вашу рабочую среду более безопасной.

Почему важно написать план действий в чрезвычайных ситуациях?

В случае чрезвычайной ситуации ваши удаленные работники могут запаниковать и усугубить ситуацию. План действий в чрезвычайных ситуациях может предотвратить это.

Как написать план действий в чрезвычайных ситуациях?

Создайте документ со списком дел, который описывает план действий в чрезвычайных ситуациях пошагово.

Какие инструменты помогают написать план действий в чрезвычайных ситуациях?

Те, которые ваши сотрудники используют чаще всего, будут теми, с которыми они наиболее знакомы и, вероятно, смогут справиться быстрее всего.

Одна из самых больших проблем удаленной работы — невозможность прямого общения с людьми. Поскольку удаленные работники могут проводить большую часть времени в четырех стенах, их психическое здоровье имеет решающее значение.

Почему важно позаботиться о благополучии ваших сотрудников?

Если сотрудник начинает испытывать проблемы с психическим здоровьем, это может иметь огромное влияние на эффективность компании.

Как помочь позаботиться о благополучии ваших сотрудников?

Независимо от того, связано ли это с работой или нет, убедитесь, что у всех есть доступ к помощи, если она им нужна.

Какие инструменты помогают позаботиться о благополучии ваших сотрудников?

Вы можете провести анонимный опрос через Google Forms или SurveyNuts.

Поощряйте ваших сотрудников вести неформальные беседы со своими коллегами, даже в целях, не связанных с работой. Это поможет им чувствовать себя более связанными с командой и предотвратит чувство изоляции.

Почему важно способствовать неформальным беседам с коллегами?

Если ваши сотрудники начинают чувствовать себя так, как будто они в аквариуме, им может быть сложно сосредоточиться и выполнить свою работу.

Как способствовать неформальным беседам с коллегами?

Обратите внимание на каждую возможность для ‘удаленных’ встреч, не только тех, которые касаются работы, но и для празднования дней рождения сотрудников, например.

Какие инструменты помогают способствовать неформальным беседам с коллегами?

Любой вебинар и инструмент обмена сообщениями (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout и т. д.) будут работать здесь.

Гораздо сложнее научиться новому навыку при удаленной работе, чем в офисе. Предоставьте своим сотрудникам альтернативные варианты и стимулы для обучения новым навыкам, возможности для самосовершенствования. Предоставьте им доступ к технологии, которая поможет им делать все это.

Почему важно предоставлять своим сотрудникам варианты обучения?

Позволяя своим сотрудникам развиваться, вы помогаете им рассматривать свою работу как карьеру, а не просто как еще одну работу. Поощряйте их участвовать в вебинарах или проходить курсы, связанные с их профессиональными интересами.

Как предоставить своим сотрудникам варианты обучения?

Рассмотрите возможность предложения различных типов обучения, таких как видеоуроки, вебинары или электронные книги. Вы также можете поддержать своих сотрудников в прохождении курсов в их собственное время.

Какие инструменты использовать для предоставления вариантов обучения ваших сотрудников?

Вы можете использовать программное обеспечение для видеоконференций, такое как Skype или Zoom, для проведения живого обучения или платформы, такие как Lynda.com и Coursera, для предложения онлайн-курсов.